Recordatorios automáticos
Configura la hora de envío y la anticipación de los recordatorios de citas en SmileSys, con ejemplos de configuración para tu clínica.
En Recordatorios defines como y cuándo SmileSys avisa a los pacientes sobre sus citas proximales. Esto incluye tiempo de envio, canal (WhatsApp), y modo de confirmacion.
Requisito
Necesitas WhatsApp conectado en Integraciones > WhatsApp para que los recordatorios funcionen.
Parámetros principales
Hora de Envio Diario
Cada dia, a esta hora, SmileSys revisa las citas proximales y envia recordatorios.
Ejemplo: Si defines 8
- Cada dia a las 8 AM, el sistema revisa citas agendadas.
- Si hay citas en el rango que configuraste (ver abajo), envia mensajes.
Tiempo Anticipado (Advance Horas)
Cuanto tiempo antes de la cita se envia el recordatorio. Opciones:
- 2 horas
- 4 horas
- 6 horas
- 12 horas
- 24 horas (1 dia) — recomendado
- 48 horas (2 dias)
- 72 horas (3 dias)
Recomendacion: 24 horas es ideal. Da al paciente tiempo para reorganizar su agenda sin ser demasiado temprano para olvidar.
Citas el Mismo Dia (Same-Day Reminders)
¿Enviar recordatorio si la cita es hoy? (Habilita o Deshabilita)
Si activas: el paciente recibe mensaje el mismo dia de la cita. Si desactivas: solo recibe recordatorio anticipado (24h, 48h, etc).
Consejo: Activa esto. Es la ultima oportunidad para confirmar.
Modo de Confirmación
Cómo el paciente confirma o rechaza la cita:
1. Link de Confirmacion (disponible ahora) El mensaje incluye un enlace que abre en navegador. El paciente:
- Haz clic en el enlace.
- Selecciona "Confirmar" o "Reagendar".
- Datos se sincronizan automaticamente.
2. Respuesta WhatsApp (proxima version) El paciente responde "SI" o "NO" directamente en WhatsApp.
3. Botones Interactivos (proxima version) Botones nativos de WhatsApp dentro del mensaje (sin abrir navegador).
Cómo configurarlo
- Abre Configuracion > Clinica > Recordatorios.
- Define Hora de Envio Diario (ejemplo: 8
AM). - Elige Tiempo Anticipado (ejemplo: 24 horas).
- Activa o desactiva Citas el Mismo Dia segun preferencia.
- Selecciona Modo de Confirmacion (Link es lo disponible hoy).
- Guarda los cambios.
Los recordatorios comienzan a enviarse automaticamente desde ese momento.
Casos ideales
Configuracion optima
- Hora de envio: 9
AM (cuando la clinica ya esta abierta). - Tiempo anticipado: 24 horas.
- Mismo dia: Activado.
- Modo: Link de Confirmacion.
Esto maximiza confirmaciones sin ser intrusivo.
Muchos recordatorios causas fatiga
Si envias recordatorio cada 2 horas Y el mismo dia, los pacientes se cansaran. Usa tiempos mayores (24-48 horas).
No recibió el recordatorio
Si un paciente dice "no recibí mensaje":
- Verifica que WhatsApp este conectado (Integraciones).
- Verifica que el numero de telefono del paciente sea correcto.
- Verifica que configuraste correctamente la hora y tiempo anticipado.
- Espera a la proxima ventana de envio (por ejemplo, si falta 1 hora para la hora configurada, espera).
Plantillas de Mensaje (Futura)
Proximamente, podras personalizar el texto del recordatorio. Ejemplo template:
Hola [NOMBRE], recordatorio de tu cita:
Fecha: [FECHA]
Hora: [HORA]
Doctor: [DOCTOR]
Servicio: [SERVICIO]
Confirma aqui: [LINK]
- Tu Clinica [NOMBRE_CLINICA]
Por ahora, el mensaje es generico pero funcional.
Preguntas frecuentes
P: A qué hora debo enviar recordatorios? R: Depende de tu zona horaria y cuando tus pacientes esten disponibles.
- 8-9 AM: ideal para confirmar antes de salir de casa.
- 3-4 PM: segunda opcion (por si alguien no vio el de mañana).
P: Puedo enviar recordatorios diferentes por doctor? R: No. Por ahora es un sistema global. Todos los doctores usan la misma configuracion. Esto es un trade-off entre simpleza y personalizacion.
P: Un paciente no confirmo. Que pasa con la cita? R: La cita sigue agendada. El doctor la vera como "sin confirmar". Puedes llamar manualmente si lo deseas. (Futura mejora: auto-cancelar tras 24h sin respuesta).
P: Envio recordatorios a las 8 AM pero veo que llegaron a las 8
P: Puedo pausar recordatorios temporalmente? R: No hay opcion "pausar". Si desactivas los recordatorios, se detienen para todos. No hay recordatorios selectivos por doctor.
Integracion con Factura
Si activas Link de Confirmacion, el link tambien puede llevar a pagina de pago (futura mejora). Los pacientes confirman Y pagan la cita.
GDPR/Privacidad
Debes obtener consentimiento explícito del paciente antes de enviar mensajes WhatsApp. SmileSys no gestiona consentimiento automaticamente; es responsabilidad tuya.
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